Frequent verzuimgesprek voeren

We spreken van frequent verzuim wanneer er sprake is van een derde ziekmelding binnen 12 maanden. Het advies is om na terugkeer van de medewerker op de werkvloer een frequent verzuimgesprek te voeren. Het is belangrijk om dit onderdeel op te nemen in het verzuimreglement.

Tijdens dit frequent verzuimgesprek gaat het er niet om wat een werknemer heeft. Het doel is om samen het gesprek te voeren om verdere uitval naar de toekomst te voorkomen. Er wordt gesproken over wat de klachten zijn die een werknemer ervaart als deze wil verzuimen. De volgende zaken zijn van belang om helder te krijgen:

  • Is er sprake van persoonsgebonden of werkgebonden problematiek?
  • In hoeverre beperken deze klachten de uitvoer van de functie?
  • Als een deel van de functie niet mogelijk is, zijn er dan passende taken beschikbaar die een werknemer kan doen? (voorbeeld: keelklachten beperken het telefoneren, maar niet het maken van een planning)
  • Kan de werkgever faciliteiten bieden op de werkplek of in de organisatie van het werk?
  • Referentietechniek: “een van de collega’s had een vergelijkbare klachten en we hebben toen het volgende afgesproken….”
  • Wijzen op de gevolgen voor collega’s en de organisatie (extra werkdruk, extra kosten etc.)
  • Leefstijl bespreken (hiervoor is vertrouwen en draagvlak belangrijk)
  • Verslaglegging met duidelijk verwoorde afspraken

Voorwaarden voor het verzuimgesprek

  • Bereid het gesprek goed voor
  • Luister goed
  • Breng rust in het gesprek
  • Reageer niet verdedigend
  • Laat de ander in zijn waarde
  • Probeer eventuele irritaties in toom te houden
  • Schep helderheid bij onduidelijkheden en leer vage gedachten te benoemen
  • Probeer vooroordelen achterwege te laten
  • Wees u bewust van uw machtpositie
Praktijksituatie

Ingeborg heeft een hardnekkige voorhoofdsholteontsteking. Ze zegt dat de kuur nog vier dagen duurt. Wat doe je?

  • Inventariseer de klachten (niet: hoe iemand zich voelt of wat inhoudelijk de ziekte behelst)
  • Leg deze naast het functieprofiel
  • Waar wringt volgens de medewerker de schoen?
  • Overleg eventueel met de arbodienst
  • Laat de medewerker de volgende dag terugbellen
Wat mag een werkgever vragen?

De werkgever:

  • Mag de klachten inventariseren, de werknemer hoeft niet per definitie te vertellen wat er medisch aan de hand is
  • Mag vragen wat er in het werk niet mogelijk is en wat eventueel wel
  • Mag duidelijke vervolgafspraken maken
  • Mag verwachten dat de werknemer contact onderhoudt
  • Mag vragen wanneer de werknemer zelf denkt dat hij weer kan starten
  • Mag bij een ziekmelding ten gevolge van een conflict in eerste instantie aangeven dat de ziekmelding niet als ziekmelding wordt geregistreerd. De arbodienst wordt vervolgens om een beoordeling van ziekte en/of gebrek gevraagd.
Bekijk de demo